Un bureau fermé intégré à un espace de coworking est parfait pour les petites équipes. Mais, on ne le choisit pas n’importe comment, car il y va de la productivité des collaborateurs. Un chef d’entreprise doit éviter plusieurs erreurs qui risquent d’avoir un impact sur la motivation et l’efficacité de ses salariés.
Erreur n°1 : Ne pas analyser les besoins des collaborateurs avant de choisir le bureau fermé
Avant de louer un bureau fermé dans un espace de coworking, évaluez toujours les besoins de votre équipe. L’environnement de travail dans vos futurs bureaux fermés à Bordeaux doit correspondre à la culture de votre entreprise. Cet aspect est fondamental pour éviter qu’il n’y ait trop de chamboulement.
Demandez également à votre équipe leurs attentes en matière de confort, de confidentialité, de sécurité et d’accessibilité.
Identifiez aussi les espaces partagés importants pour votre entreprise et votre équipe qu’un centre de coworking devrait proposer : salles de réunion, salle de détente, pause-café, etc.
Si l’équipe est habituée à travailler dans un environnement calme, choisissez un espace de coworking à Bordeaux peu bruyant et dont les bureaux fermés sont bien insonorisés. La concentration de vos collaborateurs sera optimale. Lorsque vous prenez en considération votre équipe bordelaise, vous préservez la cohésion au sein de l’équipe.
Enfin, ne reproduisez pas la configuration de votre bureau actuel. Profitez de ce déménagement pour repenser l’organisation de l’espace de travail dans le but d’accroître l’efficacité de votre équipe. Naturellement, commencez les préparatifs au moins 1 mois à l’avance pour éviter le stress de dernière minute.
Erreur n°2 : Ne pas impliquer les collaborateurs dans le transfert de l’entreprise
Votre objectif est que le transfert vers le nouveau bureau au sein de l’espace de coworking se déroule sans heurts. Pour ce faire, et entre autres précautions, impliquez votre équipe dans l’organisation. Grâce à cette implication, vous ferez face à moins de résistance de leur part.
Par-dessus tout, vous les rassurez sur les qualités de leur futur environnement de travail.
Présentez-leur les différents choix de bureaux fermés disponibles à Bordeaux. Encouragez les feedbacks pour que vous puissiez faire la sélection finale en fonction de leurs remarques. Organisez une visite (ensemble si possible) préalable de l’espace choisi pour donner à l’équipe une réelle idée du nouvel environnement. Grâce à cette découverte, ils vont vite s’adapter à l’endroit. Ils vous feront éventuellement part de ce qu’ils souhaitent rectifier avant l’installation. De petits détails de confort peuvent faire une grande différence en productivité et créativité.
Enfin, tenez vos employés régulièrement informés de l’avancement du projet de déménagement pour réduire leur anxiété face au changement.
Erreur n°3 : Surévaluer des besoins en superficie de l’espace de travail
L’une des erreurs les plus courantes, lorsqu’on choisit un bureau fermé dans un espace de coworking à Bordeaux, est de surestimer les besoins en espace. Si vous avez une petite équipe, un bureau trop grand engendrera des coûts superflus alors qu’il n’apporte pas de véritable valeur ajoutée.
Faites attention aux services supplémentaires que vous prenez alors qu’ils sont inutiles pour l’entreprise. À la longue, leur coût pèse lourd sur le budget de fonctionnement.
L’idéal est d’opter pour un loueur qui propose un contrat de prestation unique et flexible sur les durées d’engagement. Il fait également preuve de souplesse sur les dépôts de garantie. Choisissez un espace qui répond aux besoins actuels, tout en prévoyant la possibilité de s’agrandir, car vous comptez développer votre activité.
À Bordeaux, les espaces de coworking peuvent avoir des prix très différents : surtout, évitez les surinvestissements. En clair, vérifiez dans les conditions de location la possibilité d’ajuster la surface si votre équipe venait à s’agrandir.
Erreur n°4 : Négliger les besoins en confidentialité
Pour qu’un bureau fermé dans un espace de coworking soit bien adapté à une petite équipe, trouvez le juste équilibre entre échanges avec les autres occupants et confidentialité. Certains espaces de coworking encouragent les discussions entre les entreprises présentes. Ceci étant, assurez-vous que les conversations animées avec les autres locataires ne compromettent pas la confidentialité de vos activités professionnelles.
Il en est de même lorsque vos collaborateurs discutent entre eux d’un projet. Les bureaux fermés doivent être très bien insonorisés pour offrir de la discrétion à leurs utilisateurs. C’est très important lors de réunions (durant lesquels on parle généralement fort) ou de discussions sur un domaine sensible. Et c’est sans compter la protection des données de votre entreprise.
Erreur n° 5 : Ne pas prendre en compte l’emplacement et l’accessibilité du bâtiment
La localisation du bureau fermé à Bordeaux compte beaucoup pour vos collaborateurs. Certains n’ont pas le permis, d’autres ont des contraintes horaires par rapport à leur vie de famille, etc. Choisissez un endroit accessible en transport en commun. Même si le centre de coworking dispose de coins cuisine et de détente, il est plus agréable pour les collaborateurs qu’il y ait des restaurants/cantines ainsi que des magasins et parkings à proximité du bâtiment. L’accessibilité porte également sur l’accès aux personnes à mobilité réduite.
